Как да направите първата стъпка към безхартиен офис?

И вие ли имате чувството, че във фирмата се трупат документи по-бързо, отколкото успявате да ги подреждате? Фактури в класьори, договори в чекмеджета, товарителници на масата и важни документи, които никой не може да намери точно в момента, когато ви трябват? Точно затова все повече компании преминават към безхартиен офис. Дигитализацията на документи днес не е сложна, нито скъпа, и може да спести изненадващо много време и пространство.

Какво всичко днес не е нужно да решавате на хартия?

Много компании си представят под понятието безхартиен офис само сканиране на фактури. Всъщност могат да бъдат дигитализирани много повече процеси, отколкото на пръв поглед може да изглежда.

• Фактури и договори – електронният архив е по-прегледен от препълнените папки
• Доставни бележки и поръчки – лесно съхранение и бързо търсене
• Приемо-предавателни протоколи – подпис директно на таблета или телефона
• Инструкции и вътрешни процедури – вместо отпечатани папки е достатъчен QR код
• Отчитане на активи – компютри, принтери или инструменти могат да бъдат обозначени с етикет
• Архивиране на документи – по-малко хартия и повече пространство в офиса

Безхартиеният офис започва с документите

Първата стъпка е да се преобразуват хартиените документи в електронен вид.

Фактури, договори, поръчки, оферти или кадрова документация могат да бъдат сканирани в рамките на няколко секунди с помощта на документен скенер и безопасно съхранени в компютър или фирмена система.

Благодарение на дигитализацията на документите отпада продължителното търсене в архивите и необходимата информация е на ваше разположение практически незабавно. Модерните документни скенери освен това могат да се справят с двустранно сканиране, автоматично подаване на документи и бързо архивиране на по-голямо количество хартия.

Един QR код може да замени цял класьор

Звучи ли пресилено? Всъщност е достатъчно да залепите QR код върху класьор, кутия или рафт и след сканирането му служителят ще получи директен достъп до документите, съхранени в системата.

• инструкции за устройството
• сервизна документация
• гаранционни карти
• инструкции за безопасност
• фотодокументация
• вътрешни фирмени документи

Вместо да търсите хартиите, е достатъчно да извадите телефона и в рамките на няколко секунди имате всичко под ръка. Именно подобни прости решения често носят най-голямата икономия на време.

Ред, който спестява време

Офис без хартия не е само сканиране. Важна е също така организацията на документи, папки, архиви и складови помещения.

Затова много компании използват принтери за етикети, които позволяват бързо и професионално обозначаване:

• класьори и архивни кутии
• рафтове и складови позиции
• фирмено имущество
• техника и аксесоари
• чекмеджета и пространства за съхранение

Един обикновен етикет често спестява повече време, отколкото повечето хора осъзнават.

Когато трябва да намерите документ за няколко секунди

Във фирмите все по-често се използват QR кодове и баркодове. Документи, имущество или складови наличности могат лесно да бъдат регистрирани и впоследствие открити в рамките на няколко

 мигове. В комбинация с четци на баркодове получавате бърза и ефективна система за отчетност без продължително преписване на данни.

Това решение намира приложение не само в складове и логистиката, но също така в офиси, счетоводни отдели, архиви или производствени предприятия.

Малка промяна, голяма разлика

Преминаването към офис без хартия не е задължително да стане за един ден. Много компании започват постепенно:

• дигитализация на нови документи
• въвеждане на електронно архивиране
• обозначаване на документи и имущество с етикети
• използване на QR кодове и баркод кодове
• ограничаване на излишния печат

Ако искате да получите по-голям преглед върху документите, склада и фирмената администрация, могат да ви помогнат и самозалепващи етикети, които намират приложение почти във всеки офис и склад.

Безхартиеният офис не е просто модерна тенденция. Това е практичен начин да опростите ежедневната работа, да ускорите търсенето на документи и да се освободите от излишния хартиен хаос. Колкото по-рано започнете, толкова по-скоро ще усетите разликата.

Бара от CDRmarket