Как да направите първата стъпка към офис без хартия?

Имате ли и вие чувството, че документите във фирмата се натрупват по-бързо, отколкото успявате да ги подредите? Фактури в класьори, договори в чекмеджета, товарителници на бюрото и важни документи, които никой не може да намери точно когато са необходими? Именно затова все повече компании преминават към офис без хартия. Дигитализацията на документи днес не е нито сложна, нито скъпа и може да спести изненадващо много време и пространство.

Какво вече не е необходимо да се обработва на хартия?

Много компании свързват понятието офис без хартия единствено със сканирането на фактури. В действителност могат да бъдат дигитализирани много повече процеси, отколкото може да изглежда на пръв поглед.

• Фактури и договори – електронният архив е по-прегледен от пълните класьори
• Товарителници и поръчки – лесно съхранение и бързо търсене
• Приемо-предавателни протоколи – подпис директно на таблет или телефон
• Инструкции и вътрешни процедури – вместо отпечатани папки е достатъчен QR код
• Управление на активи – компютри, принтери или инструменти могат да бъдат обозначени с етикет
• Архивиране на документи – по-малко хартия и повече пространство в офиса

Офисът без хартия започва с документите

Първата стъпка е преобразуването на хартиените документи в електронен формат. Фактури, договори, поръчки, оферти или документация по човешки ресурси могат да бъдат сканирани само за няколко секунди с помощта на документен скенер и сигурно съхранени в компютър или фирмена система.

Благодарение на дигитализацията на документите отпада продължителното търсене в архивите, а необходимата информация е достъпна практически веднага. Съвременните документни скенери поддържат още двустранно сканиране, автоматично подаване на документи и бързо архивиране на големи количества документи.

Един QR код може да замени цял класьор

Звучи пресилено? В действителност е достатъчно да поставите QR код върху класьор, кутия или рафт, а след сканирането му служителят получава директен достъп до документите, съхранявани в системата.

• ръководства за устройства
• сервизна документация
• гаранционни документи
• инструкции за безопасност
• фотодокументация
• вътрешни фирмени документи

Вместо да търсите хартиени документи, е достатъчно да вземете телефона си и само след няколко секунди ще имате всичко под ръка. Именно такива лесни решения често носят най-голямото спестяване на време.

Ред, който спестява време

Офисът без хартия не е само сканиране. Важна е също организацията на документи, папки, архиви и складови пространства.

Затова много компании използват принтери за етикети, които позволяват бързо и професионално обозначаване на:

• класьори и архивни кутии
• рафтове и складови позиции
• фирмени активи
• оборудване и аксесоари
• чекмеджета и места за съхранение

Един обикновен етикет често спестява повече време, отколкото повечето хора осъзнават.

Когато трябва да намерите документ за секунди

Все по-често във фирмите се използват QR кодове и баркодове. Документи, фирмено имущество или складови наличности могат лесно да бъдат регистрирани и впоследствие открити само за няколко мига.

В комбинация с баркод скенери получавате бърза и ефективна система за проследяване, без необходимост от ръчно въвеждане на данни.

Това решение намира приложение не само в складове и логистика, но и в офиси, счетоводни отдели, архиви и производствени предприятия.

Малка промяна, голяма разлика

Преминаването към офис без хартия не е необходимо да стане за един ден. Много компании започват постепенно:

• с дигитализация на новите документи
• с внедряване на електронно архивиране
• с обозначаване на документи и имущество чрез етикети
• с използване на QR кодове и баркодове
• с ограничаване на ненужния печат

Ако искате да получите по-добър контрол върху документите, склада и фирмената администрация, могат да ви помогнат и самозалепващи етикети, които намират приложение в почти всеки офис и склад.

Офисът без хартия не е просто модерен тренд. Това е практичен начин да улесните ежедневната работа, да ускорите намирането на документи и да се избавите от ненужния хартиен хаос. Колкото по-рано започнете, толкова по-бързо ще усетите разликата.

Bára от CDRmarket