8 съвета как да спестите от разходите за печат във фирмата

На по-голямата част от компаниите не може да се отрече искреното желание за ефективно намаляване на разходите за печат. Спестяванията обаче често не отговарят на вложените усилия и въпреки сходните условия компаниите постигат коренно различни резултати. В какво тогава грешат някои фирми, или по-точно – как да спестите от печат във вашата компания?

Компаниите много добре осъзнават, че тонерите, мастиленоструйните касети, офисната хартия, енергията за работа на устройствата, сервизът на принтерите, както и архивирането или обратното – унищожаването на хартията, им струват годишно немалки финансови средства, които биха могли да бъдат инвестирани много по-смислено. Затова не е изненада, че фирмите се опитват да постигнат икономии чрез различни мерки, включително мотивация на служителите си. Както обаче се оказва, добрите думи и различните мотивационни листовки нямат практически никакъв положителен ефект при намаляване на разходите за печат.

Малко по-успешни са били компаниите, които не са разчитали единствено на служителите си и са въвели софтуер за „безхартиен офис“, който заменя хартиения документооборот и позволява на служителите да имат достъп до документи отвсякъде. Но изненадващо дори безхартиеният офис не е гаранция за успех, тъй като най-много средства са спестили компаниите, които са подходили по-решително и са приели цял набор от мерки. От тях подбрахме най-ефективните, които могат да бъдат приложени във всяка фирма.

1. Заменете малките неефективни принтери с един централен

Един от начините за намаляване на разходите за печат е подмяната на по-старите принтери с висока цена на консумативите с по-модерни и икономични принтери. По-големият брой принтери обаче означава и повече консумативи, затова идеалното решение е един централен принтер, към който да се печата чрез компютърната мрежа. Ако освен това поставите принтера при служител, който отговаря за него, спестяването е почти гарантирано.

2. Наблюдавайте възложените печатни задачи

Съвременните принтери могат да допринесат за икономии, като следят какво конкретно печатат отделните потребители или отдели и при необходимост да им разрешат само одобрен тип печат. Ако освен това уведомите служителите, че такъв мониторинг ще се извършва регулярно, можем да се обзаложим, че разходите за печат ще намалеят с десетки проценти.

3. Елиминирайте грешките – те могат да струват на фирмата повече, отколкото предполагате

Да се греши е човешко и никой от нас не е съвършен, но на грешките трябва да се погледне и от финансова гледна точка. Ако например искате да отпечатате само една страница от 15-страничен документ, но по погрешка отпечатате целия документ, излишно сте превърнали 14 листа офисна хартия в чернова. В по-големите компании подобни грешки могат да достигнат хиляди страници, които ненужно увеличават разхода на офисна хартия и тонер.

4. Освен грешките, обърнете внимание и на разсеяността

Когато по-горе споменахме човешката грешка, логично е да отбележим и разсеяността. В резултат на стрес и високо работно натоварване служителите могат да забравят, че вече са отпечатали дадени документи. Решение може да бъде изпращането на печатните задачи към сървър, където те чакат в опашка. Задачата се отпечатва едва когато служителят отиде до принтера и потвърди печата с натискане на бутон.

5. Шрифтът и полетата са на пръв поглед незначителни детайли, но ефективни

Сред простите, но доказани методи за намаляване на разходите за печат е намаляването на размера на шрифта. Ако настройката на шрифта върви ръка за ръка с оптимизиране на полетата, можете да очаквате интересни финансови спестявания. Но нека останем още малко при шрифтовете.

6. Не пренебрегвайте типа шрифт

Може да се изненадате, но само две кликвания с мишката са достатъчни, за да спестите тонер или мастило. Сред най-икономичните шрифтове са Century Gothic, Calibri и Garamond, докато Arial или Tahoma изразходват най-много от консумативите на принтерите.

7. Пестете офисна хартия

Ако се чудите как да спестите от печат във фирмата, обърнете внимание и на грамажа на офисната хартия. За стандартни печатни задачи използвайте обикновена офисна хартия с по-нисък грамаж, а при специални поводи (печат на представителни материали и др.) изберете по-скъпа хартия с по-висок грамаж.

8. Двустранният печат трябва да бъде стандарт

В списъка с препоръки логично присъства и дуплексният, или двустранният печат на документи, с който според опита на утвърдени компании могат да се постигнат до 40% икономии на разходите за хартия. При стремеж към спестяване си струва да се обмисли и черно-бял печат или печат с по-ниско качество.

• СЪВЕТ: Идеална офисна хартия за офиса