10 съвета как да намалите разходите за печат и консумацията на хартия в училищата

В настоящата икономическа ситуация всички училища се стремят да намерят начини за спестяване на средства, без да бъдат застрашени образователните стандарти. Материалните ресурси естествено са първото място, където се търсят възможности за икономии. В едно училище годишно се изразходват до 1 милион листа хартия (без да се включва копирането). Как може да се предотврати това? Ще ви представим 10 начина как да решите този проблем!




1) Избирайте икономичен принтер

Лесно е да изберете принтер според твърденията на производителите за скорост и качество, но ако искате да намалите разходите, трябва да обърнете внимание и на други характеристики. На първо място трябва да проверите колко струва подмяната на мастилените касети и дали се предлагат версии с голям капацитет. Стандартните касети може да са по-евтини като първоначална инвестиция, но касетите с голям капацитет позволяват отпечатване на повече страници и за училища, където ежедневно се изискват големи обеми печат, те могат да бъдат с около 30% по-изгодни. Трябва ли принтерът да е цветен, или е достатъчен черно-бял? Черно-белите принтери не само са по-евтини за закупуване, но и спестяват средства при подмяната на касетите. Освен това, колко е енергийно ефективен принтерът? Устройство с по-ниска консумация на енергия ще спести на училището средства от сметките за електроенергия.

Допълнителни съвети за избор на подходящ принтер за вашите нужди ще намерите в нашата статия – Как най-добре да изберете принтер за дома и офиса?

2) Съобразете качеството на хартията с качеството на документа

Плътните и висококачествени хартии за мастилени и лазерни принтери са отлични, когато трябва да направите впечатление, но ежедневната им употреба не е икономически ефективна. Хартията се предлага в различни качества, обикновено от 60 g/m² до 160 g/m². Макар че хартия с плътност 60 g/m² няма да осигури същата чистота на резултатите като по-високите класове, тя е напълно достатъчна за повечето ежедневни печатни дейности в училищата и е значително по-евтина. От практическа гледна точка преминаването от 100 g/m² към 60 g/m² за ежедневна употреба може да ви спести до 47% от разходите за хартия.

3) Настройка на достъпа до печат

Създаването на индивидуални потребителски профили на училищните компютри е отлична идея, ако искате да спестите пари. Тъй като всеки учител и ученик ще трябва да се вписва самостоятелно, администраторите ще могат да идентифицират основните „нарушители“, които печатат прекомерно. Днес много от софтуерите за управление, използвани в училищата, позволяват и ограничаване на количеството печат за отделни лица или групи. Повишаването на осъзнатостта, че не съществуват неограничени ресурси за печат, ще намали разхищението, тъй като всички потребители ще проверяват по-внимателно документите си за грешки преди печат. Учителите могат също да следят печатната активност на учениците, като разрешават или забраняват достъпа до принтера за определени класове или лица.

4) Винаги първо проверявайте предварителния преглед

Прегледът преди печат е ефективен и често подценяван инструмент за спестяване на средства. Той показва как точно ще изглежда документът след отпечатване и улеснява избора само на частите, които действително трябва да бъдат отпечатани, вместо на целия документ. Например при печат на материали директно от уебсайт можете да проверите дали няма да отпечатате празни страници, съдържащи само уеб адрес в края. Освен това позволява да прецените дали наистина е необходим цветен печат или черно-белият е напълно достатъчен.

5) Обмислете дигиталното разпространение

С днешния напредък в дигиталните технологии потреблението на хартия вече не е такова, каквото беше в миналото. Насърчаването на учениците да преминат към дигитални носители може значително да намали разхода на хартия и разходите за печат. Начини за това са:

• Позволете на учениците да изпращат своите доклади и домашни по електронна поща, вместо да ги предават на хартия. Учителите могат да ги оценяват онлайн и да ги изпращат обратно по имейл, като напълно се елиминира нуждата от печат.
• Нови технологии като облачното съхранение са отлично решение, особено за групови проекти, тъй като позволяват съхраняване и споделяне на документи между множество потребители онлайн. Всички с необходимите права могат да редактират документите си директно на компютрите си без използване на хартия.

6) Печатайте двустранно

Почти всички съвременни принтери разполагат с Duplex настройка, която позволява печат от двете страни на листа. Макар че не е подходящо за всички документи, като официални писма, за ежедневния печат в класната стая това е лесен и ефективен начин за спестяване на средства. При използване за повечето документи разходите за хартия могат да се намалят с почти 50%. Задаването на двустранния печат като стандартна настройка е лесно и може да спести значителни средства на училището. Също така си струва да използвате хартия, отпечатана само от едната страна, като чернови.

7) Печатайте повече страници на един лист

Повечето софтуерни пакети, включително Microsoft Word и Adobe Acrobat, предлагат настройки за отпечатване на две или дори четири страници текст на един лист. Активирането на тази опция може да удвои или дори утрои икономиите, като текстът остава напълно четим. Ако в класната стая често използвате презентации от PowerPoint и ги печатате като учебни материали, изберете опцията за печат като раздатъчни материали вместо като отделни слайдове. Това автоматично ще отпечата шест слайда на една страница вместо един. Тази проста промяна, комбинирана с двустранен печат, може да доведе до спестяване на до 92% от хартията.

8) Намалете размера на шрифта

Намаляването на размера на шрифта в документите е много лесен начин за спестяване на средства, тъй като колкото по-малък е шрифтът, толкова по-малко хартия и мастило се използват. Преминаването от шрифт с размер 12 на размер 10 води до изненадващо голяма разлика, като текстът остава напълно четим. Също така е важно да се обмисли кой шрифт използвате по подразбиране. Някои шрифтове поради своята дебелина използват повече мастило от други. Най-икономичният шрифт е Times New Roman, който средно позволява с 44% повече отпечатъци от една мастилена касета в сравнение с Verdana. Century Gothic също се представя добре и използва по-малко мастило от Times New Roman, но заради по-широките си букви изисква повече хартия. В крайна сметка Times New Roman се оказва най-добрият избор.

9) Печат в режим „Чернова“

Настройването на принтерите да печатат в режим „Чернова“ по подразбиране значително намалява разхода на мастило, без съществено да се влошава външният вид на обикновените документи. Този режим автоматично намалява резолюцията до около 300 dpi, което е напълно достатъчно за ежедневен печат в класната стая. Наименованието на режима може да варира според производителя – например „Пестене на тонер“ или „Икономичен режим“, но обикновено се намира в раздела „Хартия/Качество“ в настройките на принтера. Допълнителен бонус е, че печатът в режим „Чернова“ често увеличава и скоростта на печат!


10) Печатайте черно-бяло

Нужен ли е документът ви наистина в цвят, или черно-белият вариант е напълно достатъчен? Цветният печат може да струва до 10 пъти повече от черно-белия, тъй като цветните касети са значително по-скъпи от черните. Ако искате да спестите максимално много средства, задайте принтера да печата по подразбиране в черно-бяло.


Дениса от CDRmarket.