Jak udělat první krok k bezpapírové kanceláři?

Také máte pocit, že se ve firmě hromadí papíry rychleji, než je stíháte třídit? Faktury v šanonech, smlouvy v zásuvkách, dodací listy na stole a důležité dokumenty, které nikdo nemůže najít právě ve chvíli, kdy je potřebujete? Právě proto stále více firem přechází na bezpapírovou kancelář. Digitalizace dokumentů dnes není složitá ani drahá a dokáže ušetřit překvapivé množství času i prostoru.

Co všechno dnes nemusíte řešit na papíře?

Mnoho firem si pod pojmem bezpapírová kancelář představí pouze skenování faktur. Ve skutečnosti lze digitalizovat mnohem více procesů, než by se na první pohled mohlo zdát.

• Faktury a smlouvy – elektronický archiv je přehlednější než plné šanony
• Dodací listy a objednávky – snadné ukládání a rychlé vyhledávání
• Předávací protokoly – podpis přímo na tabletu nebo telefonu
• Návody a interní postupy – místo vytištěných složek stačí QR kód
• Evidence majetku – počítače, tiskárny nebo nářadí lze označit štítkem
• Archivace dokumentů – méně papírů a více prostoru v kanceláři

Bezpapírová kancelář začíná u dokumentů

Prvním krokem je převést papírové dokumenty do elektronické podoby. Faktury, smlouvy, objednávky, nabídky nebo personální dokumentace mohou být během několika sekund naskenovány pomocí dokumentového skeneru a bezpečně uloženy do počítače nebo firemního systému.

Díky digitalizaci dokumentů odpadá zdlouhavé hledání v archivech a potřebné informace máte k dispozici prakticky okamžitě. Moderní dokumentové skenery navíc zvládnou oboustranné skenování, automatické podávání dokumentů i rychlou archivaci většího množství papírů.

Jeden QR kód může nahradit celý šanon

Zní to přehnaně? Ve skutečnosti stačí nalepit QR kód na šanon, krabici nebo regál a po jeho načtení se zaměstnanec dostane přímo k dokumentům uloženým v systému.

• návody k zařízení
• servisní dokumentace
• záruční listy
• bezpečnostní pokyny
• fotodokumentace
• interní firemní dokumenty

Místo hledání papírů tak stačí vytáhnout telefon a během několika sekund máte vše po ruce. Právě podobná jednoduchá řešení často přinesou největší úsporu času.

Pořádek, který šetří čas

Bezpapírová kancelář není jen o skenování. Důležitá je také organizace dokumentů, složek, archivů a skladových prostor.

Mnoho firem proto využívá tiskárny štítků, které umožňují rychlé a profesionální označení:

• šanonů a archivních boxů
• regálů a skladových pozic
• firemního majetku
• techniky a příslušenství
• zásuvek a úložných prostor

Jednoduchý štítek často ušetří více času, než si většina lidí uvědomuje.

Když potřebujete najít dokument během několika sekund

Ve firmách se stále častěji využívají QR kódy a čárové kódy. Dokumenty, majetek nebo skladové zásoby lze jednoduše evidovat a následně dohledat během několika

 okamžiků. Ve spojení s čtečkami čárových kódů získáte rychlý a efektivní systém evidence bez zdlouhavého přepisování údajů.

Toto řešení nachází využití nejen ve skladech a logistice, ale také v kancelářích, účetních odděleních, archivech nebo výrobních firmách.

Malá změna, velký rozdíl

Přechod na bezpapírovou kancelář nemusí proběhnout během jednoho dne. Mnoho firem začíná postupně:

• digitalizací nových dokumentů
• zavedením elektronické archivace
• označením dokumentů a majetku štítky
• využíváním QR kódů a čárových kódů
• omezením zbytečného tisku

Pokud chcete získat větší přehled nad dokumenty, skladem i firemní administrativou, mohou vám pomoci také samolepicí etikety, které najdou využití téměř v každé kanceláři i skladu.

Bezpapírová kancelář není jen moderní trend. Je to praktický způsob, jak zjednodušit každodenní práci, zrychlit vyhledávání dokumentů a zbavit se zbytečného papírového chaosu. Čím dříve začnete, tím dříve pocítíte rozdíl.

Bára z CDRmarket